Firma digitale e DMS: la dematerializzazione dei documenti inizia da qui

Firma digitale e DMS: sono questi gli strumenti indispensabili per le aziende italiane impegnate nella dematerializzazione dei documenti. Parliamo di un fenomeno che ormai sta diventando sempre più diffuso oltre che necessario: l’uso della carta deve essere ridotto e non esistono più validi motivi per rimandare questa innovazione interna alle aziende. Anzi, proprio in questo periodo storico, in cui distanziamento sociale e smart working dominano sovrani, si avverte la necessità di accelerare e di raggiungere una digitalizzazione nel più breve lasso possibile.

Non c’è dunque tempo da perdere per le aziende italiane, che negli ultimi mesi hanno dimostrato di sapersi adeguare con una certa rapidità alle novità del momento. Novità si fa per dire, visto che la firma digitale ed i software per la gestione dei documenti digitali esistono ormai da diversi anni. È comunque un fattore positivo il rinnovato interesse dimostrato nell’ultimo periodo da parte delle varie realtà del territorio, seriamente intenzionate ad avviare una rivoluzione nel settore del document management.

La firma digitale elettronica: una risorsa fondamentale

Proprio nell’ottica di una progressiva dematerializzazione dei documenti, che moltissime aziende stanno portando avanti, è importante sottolineare l’importanza della firma elettronica, senza la quale sarebbe impossibile completare l’intero processo di digitalizzazione. Fortunatamente, al giorno d’oggi esistono alcuni servizi che offrono un pacchetto completo, consentendo di integrare mediante API la firma elettronica all’interno del proprio DMS aziendale. Questo è un innegabile vantaggio per le aziende già strutturate, che non sono costrette a modificare gli strumenti in uso ma che anzi possono implementarli grazie all’introduzione della firma elettronica.

Le potenzialità di tale risorsa sono ormai note a tutti. Da quando è stata introdotta, la firma remota ha portato molteplici vantaggi all’interno delle svariate realtà aziendali consentendo una gestione più rapida della documentazione. Oggi, il suo ruolo è ancora più centrale considerando l’attuale periodo che stiamo attraversando, le limitazioni imposte dal Covid e lo smart working, molto diffuso su tutto il territorio nazionale.

Perché puntare sulla digitalizzazione oggi?

Se diverse aziende hanno compreso l’importanza di avviare e completare nel più breve tempo possibile il processo di digitalizzazione, altre realtà guardano ancora con un certo scetticismo tale soluzione, preferendo metodi tradizionali. Si tratta però di un errore che si rischia di pagare a caro prezzo, anche perché non provvedere ad una dematerializzazione dei documenti oggi significa non aver imparato nulla dalla recente crisi che ha coinvolto le aziende italiane.

Sono infatti proprio le realtà che avevano anticipato i tempi ad aver subito meno danni dalla pandemia e dalla situazione che si è venuta a creare nell’ultimo anno. Quelle aziende che si erano preoccupate di raggiungere un buon grado di innovazione ancora prima della crisi, che avevano già concluso il processo di digitalizzazione e si erano dotate di un software di firma elettronica. Queste realtà non hanno avvertito come le altre il peso della distanza, della chiusura degli uffici, dello smart working. Sono anzi riuscite a superare le difficoltà innegabili causate dal Covid proprio grazie ai moderni sistemi di gestione, comunicazione, document management e stipula dei contratti.